dnes je 23.6.2024

Input:

Evidenční a informační povinnosti v souvislosti se zaměstnáváním občanů Evropské unie

9.6.2024, , Zdroj: Verlag DashöferDoba čtení: 14 minut

2024.12.13.04
Evidenční a informační povinnosti v souvislosti se zaměstnáváním občanů Evropské unie

Mgr. Dalibor Válek

V dnešní době, kdy existuje v rámci Evropské unie (dále jen "EU") volný pohyb pracovníků, je zcela běžné, že čeští zaměstnavatelé zaměstnávají i občany z jiných členských států EU. Toto je umožněno díky tomu, že občané EU a jejich rodinný příslušníci1 (dále dohromady jen "občané EU") mají volný přístup na český trh práce, nejsou z pohledu příslušného právního předpisu, tj. zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "ZZ") považováni za cizince2 a mají, není-li stanoveno jinak, stejné právní postavení v právních vztazích upravených tímto zákonem jako občané ČR. Občané EU tedy na rozdíl od většiny cizinců nepotřebují ke svému zaměstnání některé z oprávnění k zaměstnání.3

I přesto by však zaměstnavatelé měli, jestliže se rozhodnou zaměstnat občana EU, zpozornět, když je nutno v těchto případech plnit, nad rámec běžných a standardních povinností, které je nutno dodržovat ve vztahu ke každému zaměstnanci, i některé povinnosti speciální. O těchto zaměstnavatelé často nevědí či na ně zapomínají, popř. se při jejich plnění dopouštějí chyb, což je však mnohdy zcela zbytečné. Ohlídat si je a zajistit jejich dodržování není totiž nikterak složité a určitě se zaměstnavatelé nemusejí obávat občany EU zaměstnávat.

EVIDENČNÍ A INFORMAČNÍ POVINNOSTI V SOUVISLOSTI SE ZAMĚSTNÁVÁNÍM OBČANŮ EU

V tomto příspěvku se budeme věnovat těm povinnostem spojeným se zaměstnáváním občanů EU4, které vyplývají z pracovněprávních předpisů, konkrétně tedy ze zákona o zaměstnanosti. Jedná se konkrétně o tyto povinnosti:

  1. Evidenční povinnost spočívající v povinnosti vést evidenci občanů EU, které zaměstnává (§ 102 odst. 2 ZZ)
  2. Informační povinnosti (§ 87 ZZ) spočívající v povinnosti informovat příslušnou krajskou pobočku Úřadu práce:
    1. o nástupu občanů EU do zaměstnání
    2. o změně příslušných údajů
    3. o ukončení jejich zaměstnání.

Každou z výše vyjmenovaných povinností si na dalších řádcích podrobně rozebereme.

Tyto povinnosti jsou (v poněkud modifikované podobě) stanoveny i pro případy, kdy je zaměstnáván cizinec. V tomto článku se však budeme specificky zabývat právě výlučně situací spojenou s občany EU. Zde totiž dle mého názoru oproti cizincům, u nichž se povětšinou, až na zákonem stanovené výjimky, vyžaduje příslušné oprávnění k zaměstnání, přece jenom může být situace často trochu odlišná. Pokud se totiž poctivý zaměstnavatel (tedy takový, který nechce dopustit, aby došlo k nelegální práci) rozhodne v souladu se všemi právními předpisy takovéhoto cizince zaměstnat, tak si zpravidla daný postup pečlivě naplánuje a většinou si všechny své povinnosti, včetně informačních a evidenčních, ohlídá. Oproti tomu v případě občanů EU se zaměstnavatelé často mohou tím, že daní zaměstnanci mají volný vstup na trh práce, ukolébat do té míry, že okolnost, že zde existují ještě nějaké informační a evidenční povinnosti, již mnohdy nemusejí dostatečně reflektovat.

V tomto příspěvku rozebíraným povinnostem je třeba věnovat náležitou pozornost i s ohledem na to, že za jejich nedodržení může být zaměstnavatel ze strany orgánů inspekce práce postihován a může mu být uložena pokuta až do výše 100 000 Kč.5

Zaměstnavatel by měl vždy pečlivě ověřit to, že vůbec ten který zaměstnanec je skutečně občanem EU, popř. jeho rodinným příslušníkem (a nikoliv cizincem ze třetí země), a že tedy v souvislosti s jeho případným zaměstnáním má jen výše vyjmenované speciální evidenční a informační povinnosti. V opačném případě by se dotyčný zaměstnavatel totiž, pokud by se ve skutečnosti např. jednalo o cizince, k jehož zaměstnání by se vyžadovalo některé z oprávnění k zaměstnání, zaměstnáním této osoby dopustil umožnění výkonu nelegální práce, což by pro něho mohlo mít velice tíživé následky, podstatně závažnější než jen v případě "pouhého" nesplnění některé z v tomto příspěvku probíraných "administrativních" povinností.6 V této souvislosti tak lze doporučit vždy alespoň kontrolu cestovního dokladu či občanského průkazu daného zaměstnance apod., u rodinných příslušníků občanů EU pak např. i ověření toho, zdali daná osoba disponuje příslušným oprávněním k pobytu7 apod.8

EVIDENČNÍ POVINNOST

Zaměstnavatelé jsou povinni vést evidenci všech svých zaměstnanců, jež jsou cizinci či občani EU (zahrnujíce v to i rodinné příslušníky). Zákon o zaměstnanosti v ust. § 102 odst. 2 ZZ výslovně specifikuje, jaké údaje o těchto zaměstnancích má daná evidence obsahovat. V případě občanů EU se konkrétně jedná o tyto:

  1. údaje uvedené v ust. § 91 odst. 1 písm. a), b), c), e) a f) ZZ, tj.:
    • identifikační údaje občana EU,

    • adresu v zemi trvalého pobytu a adresu pro doručování zásilek,

    • číslo cestovního dokladu a název orgánu, který jej vydal,

    • druh práce, místo výkonu práce a dobu, po kterou by mělo být zaměstnání vykonáváno,

    • druh pracovněprávního vztahu, na jehož základě bude zaměstnání vykonáváno,

a dále pak:

  1. pohlaví,
  2. zařazení podle odvětvové (oborové) klasifikace ekonomických činností,
  3. nejvyšší dosažené vzdělání,
  4. vzdělání požadované pro výkon povolání,
  5. den nástupu a den skončení zaměstnání.

Formu a způsob vedení evidence zákon o zaměstnanosti a ani jiný právní předpis nestanoví. Je tedy zcela na zaměstnavateli, jak k tomuto přistoupí. V každém případě by však evidence měla v sobě zahrnovat všechny výše zmíněné zákonem stanovené údaje.

Odborná literatura dokonce vychází z toho, že, jelikož se povinný rozsah údajů téměř shoduje s údaji, o nichž zaměstnavatel informuje krajskou pobočku Úřadu práce v rámci jeho informační povinnosti (k tomu srov. níže), v praxi většinou postačí, pokud si zaměstnavatel založí kopii vyplněného informačního formuláře do osobního spisu daného zaměstnance. Tímto postupem lze, popř. i při využití dalších dokumentů, jež má zaměstnavatel k dispozici (zejména pracovní smlouva apod.), evidenční povinnost naplnit.9 S tímto postojem se sice lze z čistě formálního hlediska ztotožnit. Na druhou stranu se však domnívám, že mnohem praktičtějším a přehlednějším řešením je evidenci vést v určité ucelené podobě, např. ve formě tabulky, seznamu apod., což dle mého názoru lépe odpovídá smyslu dané právní úpravy a mimo jiné to rovněž může ulehčit zaměstnavatelům práci např. při poskytování součinnosti při případné kontrole ze strany orgánů inspekce práce apod.

Evidenci je samozřejmě možné vést i v elektronické podobě, když toto mnohdy může být i mnohem účelnější a praktičtější, popř. i lépe zajišťující ochranu osobních údajů apod. Toto však nepochybně vyžaduje i to, aby daná elektronická evidence byla rovněž vhodnou formou přístupná tak, aby mohla být v případě potřeby (např. při kontrole) patřičným způsobem zobrazena či bylo umožněno vytvoření jejího výpisu apod.

INFORMAČNÍ POVINNOSTI

Zaměstnavatelé, kteří zaměstnali občana EU, mají rovněž o určitých skutečnostech, konkrétně o nástupu zaměstnance občana EU do zaměstnání, o změně příslušných údajů a o ukončení jeho zaměstnání, povinnost informovat příslušnou krajskou pobočku Úřadu práce.10

Dané informační povinnosti by měly být ze strany zaměstnavatelů plněny vůči příslušné krajské pobočce Úřadu práce. Tou je ta, v jejímž obvodu má být práce daného občana EU vykonávána, sídlo zaměstnavatele je tedy v tomto ohledu nerozhodné. Forma doručení příslušných informací není v zákoně určena. K informování však zcela jistě doporučuji využít datových schránek, které by od minulého roku měly mít zřízeny již nejenom zaměstnavatelé právnické osoby, ale i OSVČ. Tento způsob má nesporně výhodu i v tom, že již pouhým zasláním (dodáním) datové zprávy do datové schránky příslušné krajské pobočky Úřadu práce je daná zpráva již prokazatelně doručena, což je praktické zejména při prvotní povinnosti informovat o nástupu do zaměstnání, kdy je třeba postupovat neodkladně a informaci doručit nejpozději v den nástupu daného zaměstnance k výkonu práce. Odpovědnost za doručení dané informace však každopádně nese zaměstnavatel, a proto by vždy měl vybrat takový způsob splnění povinnosti, aby byl schopen doručení příslušného oznámení prokázat.11

Povinnost informovat o nástupu občana EU do zaměstnání

Prvotní informační povinností v souvislosti se zaměstnáním občana EU je povinnost informovat příslušnou krajskou pobočku Úřadu práce vůbec o jeho nástupu do zaměstnání. Informaci je nutno dané krajské pobočce doručit, nikoliv jenom zaslat, nejpozději v den nástupu této osoby k výkonu práce. Toto v praxi může činit problémy, když často zaměstnavatelé nestihnou informaci doručit včas. Jak již bylo naznačeno výše, je nutné zvolit vhodný a prokazatelný způsob doručování.

Dále je nutné zmínit, že den nástupu k výkonu práce mnohdy není shodný se dnem uzavření pracovní smlouvy či dohody o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti. Dokonce ani nemusí být totožný se dnem nástupu do práce ve smyslu ust. § 34 odst. 1 písm. c) zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "ZP"), jímž vzniká pracovní poměr. "Den nástupu do práce" totiž není totéž jako "den nástupu k výkonu práce", neboť zaměstnavatel nemusí rozvrhnout pracovní dobu ihned na první den vzniku pracovního poměru.12 Obdobně toto pak lze vztáhnout i na základní pracovněprávní vztahy založené dohodami o pracích konaných mimo pracovní poměr. Rozhodný je tedy vždy faktický začátek výkonu práce, když se oznamovací povinnost váže právě až k tomuto datu.13

V písemné informaci je nutno sdělit všechny výše vyjmenované údaje, jež je zaměstnavatel zároveň povinen vést v evidenci ve smyslu § 102 odst. 2 ZZ. I když není forma této informace zákonem stanovena, lze určitě doporučit využití příslušného formuláře, který tyto údaje i s patřičnými kolonkami pro jejich vyplnění obsahuje.

Povinnost

Nahrávám...
Nahrávám...